Privacy- en cookieverklaring
Bij De Madelief gaan wij zorgvuldig en respectvol om met de persoonsgegevens van onze leerlingen en hun ouders/verzorgers. Wij verwerken gegevens alleen wanneer dit nodig is voor goed onderwijs en een veilige schoolomgeving.
Wij werken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Europese privacywet die ervoor zorgt dat persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden behandeld.
Stichting De Madelief is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze verklaring beschreven.
Persoonsgegevens
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen en voor de organisatie van het onderwijs.
Deze gegevens gebruiken wij onder andere voor:
- de inschrijving van leerlingen
- de leerlingadministratie
- het volgen van de ontwikkeling
- de communicatie met ouders
- het organiseren van onderwijs en culturele activiteiten
Het gaat bijvoorbeeld om naam, adres en contactgegevens, geboortedatum, groepsindeling, aanwezigheid en toets- en leerresultaten.
De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij inschrijving. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over de voortgang van leerlingen. Soms worden bijzondere persoonsgegevens vastgelegd wanneer dit nodig is voor passende begeleiding, zoals informatie over dyslexie of ADHD.
Wij vragen en bewaren nooit meer gegevens dan noodzakelijk is.
Leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem
Voor onze administratie en het volgen van de ontwikkeling van leerlingen maken wij gebruik van:
- ParnasSys (leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem)
- Cito en Diataal (leerlingvolgsysteemtoetsen voor taal, lezen en spelling)
- Basispoort (toegang tot digitale leermiddelen)
Wanneer wij met deze systemen werken, worden alleen noodzakelijke gegevens gedeeld, zoals naam, geboortedatum en groepsinformatie. Met deze organisaties hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over privacy en beveiliging. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor het onderwijs aan onze leerlingen.
De verwerking van gegevens vindt plaats binnen de Europese Unie.
Digitale leermaterialen
Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale methodes en online leermaterialen. Om leerlingen veilig toegang te geven tot deze programma’s is een beperkte set persoonsgegevens nodig, bijvoorbeeld om een leerling te kunnen identificeren bij het inloggen.
Wij maken hierover duidelijke afspraken met de leveranciers van deze leermiddelen. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor het onderwijs aan onze leerlingen en niet voor andere doeleinden.
Bewaren van gegevens
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.
In principe bewaren wij leerlinggegevens tot 2 jaar nadat een leerling de school heeft verlaten. Sommige gegevens, zoals inschrijf- en verzuimgegevens, moeten volgens wettelijke regels langer bewaard worden (5 jaar).
Adresgegevens van oud-leerlingen mogen worden bewaard voor het organiseren van bijvoorbeeld een reünie.
Delen van gegevens
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor het onderwijs, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer ouders hiervoor toestemming hebben gegeven.
Omdat De Madelief is aangesloten bij Stichting NOB en onder toezicht staat van de Nederlandse Onderwijsinspectie, kan het voorkomen dat wij – indien wettelijk vereist – bepaalde gegevens moeten verstrekken aan bevoegde onderwijsinstanties.
In alle gevallen gaan wij zorgvuldig om met deze informatie. Wij verstrekken nooit persoonsgegevens voor commerciële doeleinden.
Inschrijfformulier
De gegevens die ouders invullen bij inschrijving worden opgeslagen in onze leerlingadministratie en in een beveiligde digitale omgeving. Toegang tot deze gegevens is beperkt tot medewerkers die deze informatie nodig hebben voor hun werk.
Foto- en videomateriaal
Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met beeldmateriaal. Voor het gebruik van foto’s en video’s op onze website, social media of in nieuwsbrieven vragen wij vooraf toestemming.
Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Bij publicatie maken wij steeds een zorgvuldige afweging.
Filmen en delen door ouders
Het kan voorkomen dat ouders foto’s maken tijdens schoolactiviteiten. De school heeft daar geen invloed op, maar wij vertrouwen erop dat ouders zorgvuldig en terughoudend omgaan met het plaatsen en delen van beeldmateriaal op internet. Wij vragen ouders geen foto’s of video’s te delen waarop personen staan die daarvoor geen expliciete toestemming hebben gegeven.
Website, cookies en ingesloten inhoud
Onze website maakt gebruik van technische en functionele cookies en van analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Cookies zorgen ervoor dat de website goed werkt en helpen ons de website te verbeteren.
Berichten op onze website kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten, zoals video’s of afbeeldingen. Deze externe websites kunnen zelf gegevens verzamelen of cookies plaatsen. Dit valt onder het privacybeleid van die betreffende website.
Uw rechten
Ouders hebben het recht om:
- gegevens in te zien
- gegevens te laten aanpassen
- gegevens te laten verwijderen (indien mogelijk)
- toestemming in te trekken
Heeft u vragen over privacy of wilt u een verzoek indienen? Dan kunt u contact opnemen via: info@demadelief.org
Tot slot
Wij vinden het belangrijk dat ouders vertrouwen hebben in de manier waarop wij met gegevens omgaan. Mocht er ooit sprake zijn van een datalek, dan handelen wij volgens de wettelijke regels en informeren wij betrokkenen wanneer dat nodig is.
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze werkwijze verandert. De actuele versie staat altijd op onze website.